Le circuit de dépôt de la thèse de doctorat à l’Université de Poitiers est décrit dans ce dépliant à télécharger, imprimer et conserver sans modération!

Depuis le 1er juin 2012, l’Université de Poitiers a instauré le dépôt légal électronique des thèses de doctorat : c’est donc une obligation, il n’y a plus de dépôt papier. Sans dépôt électronique, la thèse ne peut pas être soutenue. Toutes les thèses sont signalées sur le site institutionnel UpThèses et dans l’outil de découverte Odébu+, en plus des sites nationaux theses.fr et le Sudoc (voir en bas de cette page).
On vous demande donc, entre 6 et 3 semaines avant votre soutenance, de déposer auprès de votre école doctorale un fichier au format PDF (version 1.4 ou supérieure), en l’ayant au préalable testé sur le site Facile.
Si votre fichier PDF ne passe pas le test Facile, vous avez la possibilité de le convertir en un fichier « acceptable » sans altérer son contenu directement dans le site Facile, à partir de l’onglet « Correction PDF ».
Sur Upétille (valorisation des travaux des étudiants de l’Université de Poitiers), vous trouverez un tutoriel complet sur la validation des fichiers PDF, ainsi que des bonnes pratiques.
Il vous est ensuite demandé de prendre rendez-vous avec un bibliothécaire pour finaliser avec lui la description de votre thèse. Ce travail garantit une meilleure visibilité de votre travail lors de sa diffusion en ligne.

Bibliothécaires à contacter:

• pour les thèses en sciences fondamentales et en médecine: Isabelle Pillot, isabelle.pillot@univ-poitiers.fr
• pour les thèses en sciences humaines et sociales, langues et littérature: Lionel Rodrigues Ferreira, lionel.rodrigues.ferreira@univ-poitiers.fr

Dépôt à l’initiative des auteur.e.s

Afin de valoriser leur travail universitaire et se prémunir contre le plagiat, les étudiants de l’Université de Poitiers ont la possibilité de déposer eux-mêmes leur mémoire ou rapport de stage sur la plateforme UPétille.

Les documents qui sont librement déposés sur UPétille seront au minimum consultables en intranet. UPétille n’est pas une plateforme d’auto-archivage. Si l’enseignant.e qui vous a encadré, ou la structure d’accueil de votre rapport de stage, s’opposent à la consultation et la diffusion de votre travail, nous ne pourrons pas le mettre en ligne.

Avant de procéder au dépôt en ligne :

– Vous devez avoir vérifié que votre formation n’est pas déjà impliquée dans le dispositif Upétille (voir liste ci-dessus)

– Le document que vous allez déposer est une version électronique finalisée après soutenance au format PDF 1.4 valide : pas de correction possible après le dépôt, le document que vous déposez au format PDF doit être conforme à la version de soutenance.

– Pensez à télécharger les autorisations de diffusion et à les faire signer lors de votre soutenance. Aujourd’hui, pour déposer, vous devez :

– envoyer votre travail sous la forme d’un seul fichier PDF (texte + annexes éventuelles), version 1.4 ou supérieure, ayant passé le test Facile (passez le test!), à l’adresse petille@support.univ-poitiers.fr
– envoyer à la même adresse (petille@support.univ-poitiers.fr) un formulaire de dépôt à télécharger ici [PDF – 88 Ko], complété
– déposer à l’accueil de votre BU, ou envoyer par courrier à l’adresse BU Lettres – Bâtiment A2 – 6 rue Jean Carbonnier – TSA 91101 – 86073 Poitiers cedex 09, les deux autorisations de diffusion, remplies par vous-même (auteur du travail) et votre enseignant encadrant, ou votre jury de soutenance. Elle sont à télécharger ci-dessous:
– formulaire autorisation diffusion auteur [PDF – 175 Ko]
– formulaire autorisation diffusion enseignant/jury [PDF – 191 Ko]
Si votre travail concerne une entreprise ou une organisation (rapport de stage par exemple), vous pouvez faire signer à votre encadrant dans l’entreprise ou l’organisation cette autorisation de diffusion supplémentaire:
– formulaire autorisation diffusion entreprise/organisation [PDF – 165 Ko].

Dépôt organisé par les formations

Les formations qui le souhaitent peuvent bénéficier d’un dépôt et d’un signalement des travaux étudiants systématique sur Upétille.

Formations qui participent déjà à ce dispositif:

Faculté de Médecine-Pharmacie: pour les thèses d’exercice de Médecine et Pharmacie et les mémoires
Contact: faculte.medecine@univ-poitiers.fr
INSPE (site de Poitiers)
Faculté de Sciences Fondamentales et Appliquées – UF de Mathématiques et UF de Chimie
Département IME – Ingénierie des Médias pour l’Éducation
UFR Sciences Humaines et Arts (uniquement pour les mémoires « historiques »)
Contact: ufr.sha@univ-poitiers.fr
Master esDOC
Faculté de Droit et sciences sociales

Les travaux peuvent être soit accessibles librement (cadenas vert ), soit réservés à la communauté universitaire de Poitiers, ou bien à une communauté plus restreinte comme le public de la formation (cadenas orange ), soit simplement signalés pour que le public ait connaissance de leur existence et de la possibilité éventuelle de consulter la version papier (cadenas rouge ).
Si vous êtes enseignant et que vous souhaitez utiliser UPétille pour valoriser votre formation et les travaux de vos étudiants, contactez petille@support.univ-poitiers.fr.
UPétille est un service mis en place et maintenu par le service informatique I-médias et le Service Commun de Documentation.

Vos bibliothécaires vous proposent une assistance spécifique pour la rédaction de votre thèse ou de vos travaux étudiants:

– conditions d’emprunt avantageuses

– ressources en ligne adaptées

– outils d’aide à la rédaction

– gestion de sa bibliographie, aide à la prise en main de Zotero

– informations/formations sur le droit d’auteur.

Consultez cette page pour en savoir plus.

Un rendez-vous personnalisé est toujours possible pour répondre à vos attentes. Contactez le bibliothécaire référent sur votre domaine de recherche pour définir avec lui vos besoins et comment nous pourrions y répondre. Vous pouvez aussi utiliser le formulaire de demande de rendez-vous avec un bibliothécaire.

Le Passeport pour la science ouverte est un guide à destination des doctorantes et doctorants publié par le Comité pour la science ouverte. Sa lecture est indispensable (21 pages).

Il contient plusieurs arguments pour diffuser largement votre thèse :

« La diffusion large d’une thèse est aujourd’hui une bonne pratique, largement encouragée.

• Votre travail sera nettement plus visible, plus téléchargé et davantage cité par d’autres chercheurs et étudiants
• Cela favorise votre insertion dans la communauté académique (consultation par un jury de sélection)
• Une thèse plus largement diffusée est bien mieux protégée contre le plagiat qu’un travail diffusé de manière restreinte
• Les statistiques de téléchargement peuvent conduire un éditeur à proposer un projet d’édition. Attention toutefois aux sollicitations par des sociétés qui se présentent comme des maisons d’édition mais ne proposent en réalité aucun travail éditorial de qualité sur le texte de votre thèse
• Votre thèse disposera d’une adresse de consultation en ligne pérenne et validée »

Déposer votre thèse en ligne ne signifie pas que vous n’exercez plus aucun contrôle sur votre thèse.

• D’une part, si votre thèse est confidentielle, le texte intégral ne sera accessible qu’à la fin du délai de confidentialité. En attendant, les lecteurs n’auront accès qu’à sa notice descriptive (titre, auteur, contributeurs, résumé, mots-clefs).
• D’autre part, si vous ne souhaitez pas que votre thèse soit diffusée sur Internet, il vous suffit de l’indiquer au moment du dépôt du fichier. Le texte intégral sera accessible uniquement aux membre de la communauté universitaire de Poitiers sur authentification. Dans ce cas, votre thèse ne sera pas accessible par le Prêt entre bibliothèques.
• Vous pouvez aussi ouvrir plus largement les réutilisations possibles de votre thèse en utilisant les licences Creative Commons. Vous pouvez par exemple autoriser chacun à réutiliser votre thèse librement s’il n’en tire pas de revenus, s’il vous cite et s’il n’altère pas le contenu de votre thèse. Vous utiliserez alors la licence CC BY-NC-SA que vous indiquerez sur la page de garde de votre thèse. Ce guide de Sorbonne Universités vous guide dans l’utilisation des licences Creative Commons.

Attention : conformément aux dispositions réglementaires, la diffusion de votre thèse au sein de l’Université et au sein de l’ensemble de la communauté universitaire est une obligation, sauf confidentialité décidée par le jury. Vous ne pouvez donc pas vous opposer à la diffusion de votre thèse sur l’Intranet de l’Université.

Après dépôt et diffusion de votre travail sur UpThèses et Upétille, vos travaux sont décrits et signalés dans les outils nationaux theses.fr et le Sudoc, et internationaux comme WorldCat ou Google Books.

Vous pouvez demander au moment du dépôt la diffusion supplémentaire de votre travail sur HALtheses ou Dumas, plateformes d’archives ouvertes développées par le CCSD (Centre pour la communication scientifique directe) dédiées aux thèses et aux travaux étudiants. Le dépôt sur HALtheses ou Dumas est définitif, aucun retrait n’est effectué après la mise en ligne.

Votre référencement en tant qu’auteur.e apparaîtra dans IdRef, base de donnée nationale.

La diffusion et le référencement d’une thèse sont spécifiques et encadrés par la loi (arrêté du 25 mai 2016).

En revanche, vous pouvez demander à tout moment l’arrêt ou la modification de la diffusion de votre autre travail étudiant, de préférence par un courrier avec accusé de réception. Le déréférencement peut également être demandé, mais s’il sera effectivement effectif selon des délais variables dans les outils institutionnels, nationaux ou même internationaux comme WorldCat, toute diffusion sur le web peut induire un référencement par des entreprises ou des outils sur lesquels l’Université n’a aucun contrôle, comme Google.