Depuis le 1^er juin 2012, l’université de Poitiers a instauré le dépôt légal électronique des thèses de doctorat. Ce dépôt est obligatoire et remplace le dépôt papier.

Les démarches liées à la préparation de la soutenance et au dépôt de la thèse sont désormais dématérialisées via la plateforme ADUM.

Le dépôt électronique permet d’assurer la conservation pérenne des thèses, leur signalement dans les catalogues nationaux et, selon les autorisations de diffusion, leur mise à disposition en ligne.

La plateforme ADUM accompagne les doctorantes et doctorants tout au long de leur parcours doctoral : inscription, formations, préparation de la soutenance et dépôt de la thèse.

Avant la soutenance

Le doctorant ou la doctorante doit :

• Se connecter à son espace personnel ADUM.
• Compléter sa demande de soutenance.
• Renseigner les informations demandées concernant sa thèse et sa soutenance.
• Déposer son manuscrit au format PDF conforme aux exigences d’archivage.
• Compléter et signer, le cas échéant, le document relatif aux modalités de diffusion de sa thèse.

Il est recommandé de préparer ces démarches suffisamment tôt, notamment pour permettre la validation du jury et des rapporteurs, selon les procédures de l’école doctorale de rattachement.

Pour vérifier la conformité du fichier PDF, vous pouvez utiliser le service FACILE du CINES.

Après la soutenance

Dans un délai maximal de trois mois après la soutenance, le docteur ou la docteure doit déposer dans ADUM la version définitive de sa thèse, intégrant les éventuelles corrections demandées par le jury.

Le dépôt de la version définitive conditionne la délivrance du diplôme de doctorat.

Pour consulter les procédures et les guides pratiques, rendez-vous sur le site du Centre des études doctorales.

Le Centre des études doctorales (CED)

Le CED, en lien avec les écoles doctorales, accompagne et coordonne les démarches administratives liées au doctorat, notamment :

• L’inscription et la réinscription des doctorants.
• Le suivi administratif du parcours doctoral.
• La gestion des procédures de soutenance dans ADUM.
• Le suivi des documents administratifs après soutenance.
• Les formalités nécessaires à la délivrance du diplôme.

Pour les questions administratives : doctorat@univ-poitiers.fr.

Le Service commun de documentation (SCD)

Le SCD accompagne les doctorantes et doctorants dans le traitement documentaire, le signalement, la conservation et la diffusion de leurs thèses.

Ses missions comprennent notamment :

• L’organisation d’un rendez-vous individuel avec les doctorants avant leur soutenance, assuré par les agents du SCD chargés de la mission Thèses.
• L’accompagnement des doctorants dans la description de leur thèse, notamment à travers le choix des mots-clés et la présentation du répertoire RAMEAU (Répertoire d’autorité-matière encyclopédique et alphabétique unifié), utilisé pour l’indexation des documents dans les catalogues des bibliothèques.
• Le contrôle et l’enrichissement des métadonnées descriptives des thèses.
• Le signalement des thèses dans les catalogues nationaux.
• Le traitement documentaire des thèses dans l’application nationale STAR.
• La transmission des fichiers pour leur archivage pérenne.
• La gestion des modalités de diffusion, dans le respect des autorisations et des règles de confidentialité et d’embargo.
• L’accompagnement des doctorants dans leurs questions relatives à la diffusion et à la valorisation de leurs travaux.

Avant la soutenance, un agent du SCD chargé des thèses prendra contact avec vous afin de fixer un rendez-vous individuel. Cet échange permettra notamment de vérifier les informations descriptives de votre thèse, de vous présenter l’indexation RAMEAU pour définir avec vous des mots—clés normalisés à y associer, et de répondre à vos questions sur le signalement et la diffusion de votre thèse.

Contact pour l’organisation générale de la mission Thèses au SCD :

Sabina Mahmudova Moinard
Tél. : 05 49 45 33 14
Mél. : sabina.mahmudova@univ-poitiers.fr

Bibliothécaires à contacter :

scd.theses@univ-poitiers.fr

Énergie, Environnement, Biologie-santé : Camille Clénet

Droit : Marie Pierre Paulhac

Lettres et langues : Olivier Pouvreau

Sciences économiques et IAE : Thomas Pierron

SHA : Marie Agnès Godefroy

Mathématiques, Informatique, Matériaux, Mécanique, Énergétique : Lucie Alfonso

Les bibliothèques universitaires vous accompagnent dans la préparation et la rédaction de votre thèse en proposant :

• Des conditions d’emprunt adaptées.
• L’accès à des ressources documentaires spécialisées.
• Des outils d’aide à la rédaction scientifique.
• Des formations à la gestion bibliographique, notamment avec Zotero.
• Des conseils sur le droit d’auteur, les licences et la science ouverte.
• Un accompagnement personnalisé pour vos recherches documentaires.

Consultez la page Rédigez votre thèse ou votre travail étudiant pour découvrir les services proposés et la page de « Les Ateliers de la doc »  pour accéder aux informations sur notre offre de formation.

Le dépôt légal électronique d’une thèse est obligatoire, mais le dépôt et la diffusion publique sur Internet sont deux démarches distinctes.

Lors de la procédure de dépôt, les doctorants peuvent préciser les modalités de diffusion de leur thèse.

Diffusion sur Internet

Lorsque l’auteur ou l’autrice autorise la diffusion sur Internet, le texte intégral de la thèse peut être consulté librement en ligne.

Cette diffusion contribue à :

• Améliorer la visibilité des travaux de recherche.
• Faciliter leur consultation et leur citation.
• Favoriser le partage des connaissances.
• Valoriser les résultats de la recherche auprès de la communauté scientifique.

Diffusion restreinte

Si l’auteur ou l’autrice n’autorise pas la diffusion sur Internet, la thèse reste consultable dans le cadre de l’établissement et, sauf disposition particulière, au sein de la communauté universitaire, conformément à la réglementation.

Thèse confidentielle

Lorsqu’une décision de confidentialité est prise par l’autorité compétente de l’établissement, la diffusion du texte intégral est suspendue pendant la durée fixée.

La notice bibliographique de la thèse peut néanmoins être signalée dans les catalogues, dans le respect des restrictions applicables.

Pour en savoir plus, consultez le Passeport pour la science ouverte.

Après leur traitement documentaire, les thèses de doctorat sont signalées dans plusieurs outils nationaux.

theses.fr

Portail national permettant de rechercher les thèses de doctorat françaises, soutenues ou en préparation, et d’accéder aux textes intégraux lorsqu’ils sont disponibles.

Sudoc

Catalogue collectif national des bibliothèques de l’enseignement supérieur et de la recherche, dans lequel les thèses sont référencées.

IdRef

Référentiel national d’identifiants et de notices d’autorité, permettant notamment d’identifier les auteurs et autrices de thèses.

HAL

Archive ouverte nationale permettant de valoriser et de diffuser les productions scientifiques. Les thèses peuvent également faire l’objet d’une diffusion en archive ouverte, selon les modalités et les droits applicables.

La diffusion et le référencement des thèses sont encadrés par l’arrêté du 25 mai 2016 relatif au doctorat, modifié.

Les doctorants conservent leurs droits d’auteur sur leur travail.

L’autorisation de diffusion sur Internet ne signifie pas que la thèse peut être librement reproduite ou réutilisée sans condition.

Il est possible de choisir une licence Creative Commons pour préciser les conditions de réutilisation, sous réserve de disposer des droits nécessaires sur les contenus concernés.

Pour en savoir plus, consultez le site des licences Creative Commons.

En revanche, vous pouvez demander à tout moment l’arrêt ou la modification de la diffusion de votre autre travail étudiant, de préférence par un courrier avec accusé de réception. Le déréférencement peut également être demandé. Toutefois, sa mise en œuvre dans les outils institutionnels, nationaux ou internationaux, tels que WorldCat, peut nécessiter des délais variables. Par ailleurs, toute diffusion sur le Web est susceptible d’entraîner un référencement par des entreprises ou des outils sur lesquels l’université n’a aucun contrôle, comme Google.